Informace o zpracování osobních údajů obchodních partnerů/dodavatelů

Tímto dokumentem Vám poskytujeme informace o Vašich právech souvisejících se zpracováním Vašich osobních údajů společností Smart Energy Holding a.s., IČ: 10676406, se sídlem U Trezorky 921/2, Jinonice, 158 00 Praha 5, popř. ovládanými nebo a ovládajícími osobami, které spolu se Smart Energy Holding a.s. tvoří koncern ve smyslu § 71–91 zákona č. 90/2012 Sb., o obchodních korporacích.

Doporučujeme Vám, abyste si informace pečlivě přečetli. Udělali jsme vše pro to, aby byly co nejsrozumitelnější. Pokud by Vám i přesto nebylo něco jasné, rádi Vám kterýkoli pojem nebo ustanovení vysvětlíme.

1. Kdo je správcem Vašich osobních údajů?

Správcem osobních údajů, tedy osobou, která určuje účely a prostředky a rozhoduje o zpracování Vašich osobních údajů, tedy osobních údajů obchodních partnerů/dodavatelů, je spol Smart Energy Holding a.s., (dále jen „SEH“). SEH nejmenovala pověřence pro ochranu osobních údajů.

2. Jak a proč jsou Vaše osobní údaje zpracovávány?

Při zpracovávání osobních údajů se řídíme příslušnými právními předpisy, zejména nařízením (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016, Obecné nařízení o ochraně osobních údajů („GDPR“) a souvisejícími právními předpisy.

3. Jaký je účel a právní základ zpracování osobních údajů?

Vaše osobní údaje zpracováváme a uchováváme pouze pro následující účely:

obchodní činnost;
jednání o uzavření smlouvy, plnění závazků ze smlouvy;
poskytnutí souvisejících služeb;
plnění povinnosti podnikatele ve vztahu k orgánům státní správy a samosprávy;
evidenční, statistické účely;
marketingové a reklamní účely;
ochrany oprávněných zájmů SEH.

Právní základ zpracování je následující:

nezbytnost zpracování pro splnění závazku ze smlouvy dle čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR;
nezbytnost zpracování pro splnění právní povinnosti SEH dle čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR;
pro účely kontrol ze strany orgánů státní správy a samosprávy;
oprávněný zájem SEH dle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR – zajištění vztahů s obchodními partnery, zajištění zákaznické péče, zasílání obchodních sdělení SEH souvisejících se službou nebo zbožím, které je předmětem smlouvy.

4. Které Vaše osobní údaje zpracováváme?

Zpracováváme zejména následující osobní údaje: jméno(a), příjmení, příp. akademické tituly, datum narození, IČO, DIČ, adresu trvalého, příp. přechodného bydliště, místa podnikání, doručovací nebo jinou kontaktní adresa, e-mailovou adresu a telefonní číslo, číslo bankovního účtu, podpis (v listinné nebo digitální podobě včetně metadat podpisu), údaj o členství ve statutárním orgánu právnické osoby, případně jakékoliv jiné osobní údaje, které souvisí nebo mohou být vytvořeny v souvislosti s uzavřením a plněním smlouvy nebo poskytnutím služeb.

Dále zpracováváme údaje související s Vaší písemnou a elektronickou komunikací se SEH, vč. identifikátorů, jako jsou IP adresy, údaje o prohlížeči a typu elektronického zařízení.

Při zpracovávání Vašich osobních údajů nedochází k automatizovanému rozhodování, ani k profilování.

Osobní údaje SEH zpracovává manuálně i automaticky přímo prostřednictvím svých zaměstnanců a případně i zpracovatelů (viz. bod 8 níže). Ochrana osobních údajů je ze strany SEH technicky a organizačně zabezpečena v souladu s platnou právní úpravou. Údaje jsou zjišťovány a zpracovávány ke stanoveným, jednoznačným a legitimním účelům. Zpracování údajů neprobíhá způsobem, který by nebyl slučitelný s těmito účely. Jsou zjišťovány a zpracovávány pouze takové údaje, které jsou pro uvedený účel nezbytně nutné.

5. Doba zpracování osobních údajů

Vaše osobní údaje zpracováváme po dobu trvající vzájemné obchodní spolupráce a trvání účinků práv a povinností ze smlouvy nebo po dobu poskytování služeb a dále po dobu nutnou pro účely archivování podle příslušných obecně závazných právních předpisů, nejdéle však po dobu stanovenou obecně závaznými právními předpisy. V případě jednání o uzavření smlouvy, které nebylo završeno uzavřením smlouvy, budeme zpracovávat poskytnuté osobní údaje po dobu 6 měsíců od příslušného jednání.

6. Komunikace se zákaznickou linkou SEH – nahrávání telefonických hovorů

Pokud s námi komunikujete telefonicky prostřednictvím linky technické podpory, mohou být naše hovory nahrávány. O nahrávání hovorů Vás informujeme vždy na začátku hovoru. Nahrávky hovorů jsou uloženy v našem interním informačním systému. Hovory nahráváme z důvodu oprávněných zájmů SEH spočívajících v evidenci Vašich požadavků, návrhů nebo nároků, abychom je mohli zaznamenat, vyhodnotit, řádně vyřídit a ujistit se, že naše závazky ze smlouvy plníme řádně a včas, ale také proto, abychom vyřízení Vaších požadavků byli schopni prokázat, že naše standardy kvality komunikace a poskytovaných služeb, jsou dodrženy. Berte prosím na vědomí, že technologické řešení neumožňuje okamžitě zastavit nahrávání hovoru, ukáže-li se v jeho průběhu, že pro nahrávání neexistuje zákonný důvod, popř. že souhlas byl odvolán. V těchto případech si Váš požadavek poznamenáme a zadáme jej ke zpracování. Je-li Váš požadavek oprávněný a neexistuje-li další důvod ke zpracování záznamu, bude nahrávka hovoru trvale smazána ze všech úložišť nejpozději ve lhůtě jednoho měsíce ode dne uskutečnění hovoru.

7. Jak chráníme Vaše osobní údaje?

Můžete si být naprosto jisti, že s Vašimi osobními údaji nakládáme s řádnou péčí a v souladu s platnými právními předpisy. Vaše osobní údaje zabezpečujeme v maximální možné míře, která odpovídá technické úrovni dostupných prostředků. SEH realizuje následující technická a organizační opatření:

Ochrana před neoprávněným přístupem do prostor SEH je zabezpečena uzamykáním vchodových dveří;
Ochrana dokumentů v listinné podobě před neoprávněným kopírováním a užitím je zabezpečena uložením v uzamčených skříních a kancelářích, do nichž mají přístup pouze vybraní zaměstnanci SEH;
Ochrana elektronických dokumentů a ochrana před neoprávněným přístupem do sítě je zabezpečena přístupovým heslem, data jsou šifrována a přístup k sítím SEH je chráněn firewall;
V případě předání Vašich osobních údajů mimo SEH, smluvně zajišťujeme odpovídající úroveň ochrany dat a jejich zabezpečení dle příslušných právních předpisů.

8. Komu dalšímu předáváme Vaše osobní údaje a proč?

Vaše osobní údaje zásadně nepředáváme mimo SEH s výjimkou případů, kdy:

máme Váš souhlas;
Jde o člena skupiny SEH (zejména PHOTOMATE s.r.o., Photomate Logistic s.r.o., Photomate Energy s.r.o., Prokišova s.r.o., PHOTOMATE Polska Sp. z o.o., Polsko, PHOTOMATE Hungary Kft. Maďarsko, LLC PHOTOMATE, Ukrajina, PHOTOMATE BULGARIA EOOD, Bulharsko, PHOTOMATE Scandinavia ApS, Dánsko, PHOTOMATE Green Energy Romania Srl., Rumunsko, PHOTOMATE Eurasia LLC, Gruzie, Photomate Scandinavia AB, Švédsko, organizační složky PHOTOMATE s.r.o. v Estonsku a Litvě, Photomate Kazakhstan, PHOTOMATE CA LLC, Uzbekistán);
třetí osoby pro nás v souladu s našimi pokyny správce (zpracovatelé osobních údajů) zajišťují technické a organizační služby, včetně provozu software a ukládání dat, a osoby zajišťující pro správce účetní a daňové služby či právní poradenství;
plníme povinnosti vyplývajících z právních předpisů můžou být dále orgány finanční správy či jiné příslušné úřady v případech, kdy nám tak ukládají obecně závazné právní předpisy.

S výjimkou případů uvedených výše Vaše osobní údaje nepředáváme a nemáme v úmyslu předávat do zemí mimo EU nebo mezinárodním organizacím.

9. Jaká práva v souvislosti s ochranou osobních údajů můžete uplatnit?

Ve vztahu k Vašim osobním údajům, které zpracováváme, máte následující práva, která vůči nám jako správci můžete uplatnit:

právo získat potvrzení o rozsahu zpracování Vašich osobních údajů a na přístup k nim;
právo na opravu nebo doplnění Vašich osobních údajů, pokud jsou nepřesné nebo neúplné;
právo na výmaz nebo omezení zpracovávání Vašich osobních údajů, pokud jsou splněny podmínky dané právními předpisy;
právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů, které se Vás týkají;
právo na přenesení Vašich osobních údajů k jinému správci.

V případě, že některé z Vašich osobních údajů zpracováváme na základě Vašeho souhlasu, máte právo Váš souhlas se zpracováním takových osobních údajů kdykoliv odvolat.

Veškerá svá práva můžete uplatnit písemným podáním doručeným správci na adresu sídla SEH nebo na e-mailovou adresu info@photomate.eu.

Pokud se domníváte, že zpracování Vašich osobních údajů je v rozporu s právními předpisy, máte právo podat stížnost u příslušného dozorového úřadu členského státu Evropské unie.